Privacy Reglement Medewerkers

Binnen Wensink hechten wij veel waarde aan het op zorgvuldig en transparant verwerken van Persoonsgegevens. Als werkgever van onze medewerkers verwerken wij veel (gevoelige) persoonsgegevens. Dit reglement beschrijft hoe Wensink omgaat met persoonlijke informatie van jullie medewerkers, sollicitanten, stagiaires, ex werknemers, contractanten, consultants en tijdelijke inhuur krachten in het gehele HR proces. 

Omdat privacy een onderwerp is waar telkens kritisch naar gekeken dient te worden, zal ook dit reglement aan verandering onderhevig zijn. Zodra een wijziging noodzakelijk is, zal deze wijziging doorgevoerd worden. 

Hoe verzamelen wij jouw persoonlijke gegevens 

We verzamelen jouw persoonlijke gegevens op verschillende manieren, enkele voorbeelden: 

-Wanneer je contact opneemt met HR via 

• telefoon of per e-mail en een vraagt stelt. 
• Wanneer je solliciteert op een interne vacature 
• Wanneer we persoonlijke gegevens ontvangen van derden, bijvoorbeeld voor werving en selectie of reclame mails van bureaus waarin medewerkers worden aangeboden. 
• Wanneer we gegevens verzamelen voor verwerking van je ontwikkeling zoals je opleidingen en / of gevolgde cursussen. 
• Wanneer we gegevens verwerken voor het dienstverband, bijvoorbeeld uitbetaling van je salaris, reiskostenvergoeding etc. 
• Wanneer je gegevens bekend maakt voor het interne werknemers bestanden voor het smoelenboek en / of de personeelsvereniging. 
• Wanneer je gebruik maakt van onze overige HR diensten. 

Waarom we jouw persoonlijke gegevens bewaren? 

We verwerken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden: 

1. Verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van je arbeidsovereenkomst waarin de gegevens noodzakelijk zijn of waarvoor de verwerking noodzakelijk is voor ingang van het contract en de duur van het contract. 
2. Inplannen van medewerkers, het werven van personeel en het aansturen (leidinggeven). 
3. Personeels- en salarisadministratie, verlonen, subsidies. 
4. Prestatie beheer, leren en ontwikkeling 
5. Vooruitgang en opvolging hiervan 
6. Ziekteverzuim, voor uitvoering van de wet poortwachter 
7. Accountantscontrole 
8. Het volgen van de wet, inclusief het meewerken aan verzoeken van de overheid voor gegevens voor, belasting naleving; werkplaatsmanagement, reis en uitgaven programma’s en interne gezondheid en veiligheid programma’s. 
9. Audits zowel intern- als extern 
10. Ter bescherming van Wensink, het personeelsbestand, diefstal, aansprakelijkheid, fraude of misbruik en andere wettelijke en klant zakelijk gerelateerde zaken. 

Welke soorten persoonlijke gegevens verzamelen wij 

We mogen de volgende persoonlijke gegevens verzamelen: 

• Persoonlijke identificatie gegevens zoals naam, adres, geboortedatum, geslacht, werk gerelateerde foto’s en privé telefoon-gegevens. 
• Door de overheid verstrekte identificatienummers zoals BSN voor de verloning. 
• Gegevens van familie en contactpersoon in geval van nood. 
• Werk gerelateerde informatie zoals dienstjaren, standplaats, personeelsnummer, werk verleden, vakantie afwezigheid en contract gegevens. 
• Opleidingsgegevens, zoals certificaten, diploma’s, beroepsdossiers en aanwezigheidslijsten van interne opleidingen. 
• Werving en prestatie gerelateerde gegevens zoals doelen, beoordelingen, opmerkingen, feedback resultaten, werk verleden, werkuitrusting, carrière en opvolgingsbeheer, vaardigheden, competenties en andere werk gerelateerde kwalificaties. 
• Informatie gerelateerd aan Wensink middelen 
• Informatie benodigd voor nakoming en risico management zoals disciplinaire gegevens, achtergrond informatie rapporten en beveiligingsgegevens en salaris verwerkende en voordeel gerelateerde gegevens zoals salaris en verzekeringsinformatie, overheidsidentificatie gegevens of belastinggegevens, bankrekening details en werkgever voordeel gerelateerde gegevens. 

Ter aanvulling mogen we proces gevoelige persoonlijke informatie verwerken als dit nodig is voor legitieme zakelijke doeleinden of al dit vereist is volgens de wet. 

Wat doen we met jouw persoonlijke gegevens 

We kunnen jouw persoonlijke gegevens gebruiken op de volgende manieren: 

• Om er zeker van te zijn dat de informatie in ons bezit up to date is. 
• Om vragen en klachten te behandelen tussen medewerker en werkgever mochten deze ontstaan. 
• Ter beoordeling en analyserende doeleinden die helpen het resultaat en managen van het bedrijf te verbeteren. 
• Ter preventie, detectie en vervolging van fraude en andere wettelijke overtredingen. 
• Om te voldoen aan wettelijke vereisten voor de pensioenen, personeelszaken etc. 
• Uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. 

Met wie delen wij persoonlijke gegevens 

• Met daartoe bevoegde medewerkers voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, je leidinggevende 
• Met andere bedrijven binnen de huidige en toekomstige Wensink groep, bijvoorbeeld voor management gegevens, zoals verzamelen aantal fte uren. 
• Met andere derden met wie een contract gesloten is die een service voor ons verlenen, zoals een opleidingsinstituut. 
• Met professionele adviseurs die we nodig hebben bij de uitvoering van wettelijke kaders, zoals de bedrijfsarts of de accountant. 
• Met wie we wettelijk verplicht zijn om dit te doen, bijvoorbeeld daar waar we vereist zijn informatie te verstreken onder statuten, om fraude en andere wettelijke overtredingen of een bevel van bijvoorbeeld de politie. 
• Het publiceren van je foto op ons intranet, WensinkWijs portal, eigen websites van Wensink, Wensink Lease, Truck & Trailer. 
• Importeurs van de verschillende merken die we voeren voor opleidings- en registratieverplichtingen 

Verzenden van persoonlijk gegevens buiten de organisatie 

Om aan onze verplichtingen voortvloeiende uit onze overeenkomst te kunnen voldoen, zullen wij in een bepaald aantal gevallen persoonsgegevens delen met derden buiten onze organisatie, bijvoorbeeld als we gebruik maken van een derde partij voor services zoals bijvoorbeeld uitbetaling van salarissen. Uiteraard zullen wij er voor zorgdragen dat de informatiedeling in lijn zal zijn met de privacywetgeving.   

Als een individueel natuurlijk persoon heb je de volgende rechten met betrekking tot je eigen persoonlijke informatie:

• Recht op inzage in je persoonlijke gegevens
  
• Recht om bezwaar aan te tekenen tegen 

het verwerken van gegevens die mogelijk schadelijk kan zijn 

• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens 
• Recht om in specifieke omstandigheden incorrecte persoonlijke gegevens te (laten) wijzigen, blokkeren, verwijderen, te vernietigen 
• Recht op dataportabiliteit 

Uitvoering recht m.b.t. inzage en wijzigingen 

Je hebt het recht je persoonlijke gegevens in te zien en te wijzigen. Je kunt dit recht uitoefenen door je gegevens in Wensink Insite in te zien en/of aan te passen. 

Voorts willen wij jou erop wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: 

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/ contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/ tip-ons 

Beveiliging 

Wensink neemt voorzorgsmaatregelen om persoonlijke informatie te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en vernietiging. We hebben passen.de technische en organisatorische voorzorgsmaatregelen getroffen om onze informatie systemen die persoonlijke gegevens bevatten te beveiligen en vereisen van onze leveranciers de persoonlijke gegevens contractueel te beveiligen. 

Opslag persoonlijke gegevens 

Wensink bewaart persoonlijke gegevens van de medewerkers digitaal via een beveiligd systeem. AFAS personeelssysteem. 

Bewaartermijnen 

Wensink bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld en houdt zich hierbij aan de wettelijke bewaartermijnen. 

Foto’s 

Vanuit Wensink hechten wij waarde aan het maken van foto’s tijdens personeelsuitjes, klantevents en eventuele andere bijeenkomsten. Verder vinden wij het belangrijk om op onze website zichtbaar te hebben welke medewerkers werkzaam zijn op bepaalde vestigingen. Ook hier nemen wij foto’s voor. Mocht je bezwaar hebben tegen het gebruik van de foto’s of mocht je jouw gegeven toestemming willen intrekken, dan kun je via Wensink Insite jouw gegevens aanpassen.